TUGAS
2
KELOMPOK
5
BAB
6
PERENCANAAN
PESAN-PESAN BISNIS
6.1 Penentuan Proses
Komposisi
Yang dimaksud dengan proses komposisi (composition process) dalam penyampaian
pesan-pesan bisnis tertulis adalah suatu proses penyusunan pesan-pesan bisnis
yang dimulai dari pemilihan kata, kalimat dan paragraf hingga menjadi suatu
pesan bisnis yang mudah dipahami dan diterima oleh si penerima pesan. Agar
pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis tersebut dapat dipahami
dengan baik, perlu diperhatikan kata-kata, kalimat dan paragraf secara tepat,
substansi pesan yang jelas, penggunaan gaya penulisan yang baik, serta format
dan bentuk pesan yang baik.
Proses komposisi dapat dianalogikan dengan proses
penciptaan sebuah lagu yang dilakukan oleh komposer. Komposer yang baik perlu
membuat suatu perencanaan dengan baik dan cermat, seperti merencanakan jenis
lagu apa yang akan dibuat (pop, daerah, jazz, rock,country, keroncong, dangdut,
atau campusari), siapa penyanyi yang cocok dengan jenis lagu tersebut,
bagaimana bentuk-bentuk aransemen dan personel grup yang akan mengiringi lagu
tersebut. Kemudian, juga harus dilakukan latihan secara rutin dan uji ulang
atau revisi-revisi yang diperlukan sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu
yang bagus, enak didengar, mudah dicerna/dipahami, dan memiliki nilai edukasi
yang positif bagi para penggemarnya.
Secara
umum, penyusunan pesan-pesan bisnis tertulis meliputi tiga tahapan penting,
yaitu :
1. Perencanaan/Penyusunan
Draf
Perencanaan merupakan
fase pertama yang perlu diperhatikan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis
tertulis, atau dalam bahasa yang sederhana, perencanaan merupakan penyusunan
sebuah draf yang masih memerlukan perbaikan lagi. Tujuan penyampaian
penyampaian pesan-pesan bisnis haruslah jelas, sederhana dan mudah dipahami
oleh penerima pesan. Sementara itu, profil penerima pesan sebagai orang yang
akan menerima pesan juga perlu dipahami dengan baik. Dalam dunia bisnis,
jenis-jenis pesan bisnis yang akan disampaikan kepada pihak lain sangatlah
bervariasi. Media dapat digunakan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis
(tertulis) antara lain pengiriman pos, faksimile, SMS, dan surat elektronik.
2. Organisasi
dan Komposisi
Setelah tahap
perencanaan, tahap berikutnya adalah pengorganisasian dan pengelompokkan
ide-ide atau gagasan dari pesan-pesan bisnis tersebut menjadi sebuah kesatuan
ide atau gagasan. Selanjutnya, ide-ide pesan-pesan bisnis tersebut disusun
menjadi sebuah pesan bisnis yang mencakup rangkaian kata, kalimat, paragraf dan
pemilihan ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung penyampaian ide-ide pokok
tersebut. Organisasi dan komposisi pesan-pesan bisnis erat kaitannya dengan
penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat, dan paragraf. Oleh karena itu
perlu diperhatikan bagaimana memilih dan menggunakan kata-kata, kalimat, dan
paragraf yang sederhana, mudah dipahami dan dimengerti oleh penerima pesan.
3. Edit
dan Revisi
Setelah ide-ide
dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraf atau alenia diperhatikan
apakah kata-kata, kalimat, dan paragraf tersebut telah diekspresikan dengan
baik dan benar. Maksud dan isi pesan-pesan bisnis tersebut perlu ditelaah ulang
dengan memperhatikan kembali substansi pesan yang ingin disampaikan, penggunaan
gaya bahasa struktur kalimat yang digunakan, penghilangan hal-hal yang tidak
perlu atau tidak relavan, serta bagaimana agar pesan-pesan bisnis tersebut
dapat dipahami penerima pesan. Jika maksud dan isi belum sesuai dengan apa yang
diharapkan pengirim pesan, maka perlu dilakukan pengecekan ulang sekaligus
revisi atau perbaikan-perbaikan seperluna sehingga apa yang telah direncanakan
sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.
4. Membaca
Ulang
Setalah melakukan
pengecekan (edit) dan perbaikan (revisi) seperlunya, tahapan berikutnya yang
tak boleh diabaikan adalah melakukan proofread yaitu membaca ulang secara
menyeluruh. Tujuannya adalah untuk meyakinkan kembali bahwa apa yang akan
disampaikan secara tertulis tersebut benar-benar terhindar dari berbagai
kesalahan atau kekeliruan, baik yang berkaitan dengan penulisan tanda baca,
kata, kalimat, gaya bahasa yang digunakan, maupun substansi pesan-pesan bisnis
yang ingin disampaikan.
Apabila pesan-pesan
bisnis tersebut disampaikan kepada pihak lain dengan sejumlahnya kesalahannya
atau kekeliruan, apabila kesalahan yang fatal, hal ini akan berakibat pesan
tersebut tidak dapat dipahami dengan baik, memalukan, peluang kehilangan
pendapatan dan penjumlahan, serta memberikan kesan yang tidak profesional.
Sebelum pesan bisnis tersebut ditandatangani atau disampaikan kepada pihak
lain, perlu dilakukan cek ulang untuk meyakinkan kembali bahwa segala
sesuatunya telah dilakukan dengan sebaik-baiknya.
Agar menyampaikan
pesan-pesan bisnis tertulis sesuai dengan yang diharapkan pengirim pesan perlu
memperhatikan bagaimana cara merencanakan atau menyusun draf, mengorganisasi,
mengedit, merevisi, dan melakukan proofread atas pesan-pesan bisnis tersebut
secara jelas dan seefektif mungkin. Terlebih lagi, dengan semakin pesatnya
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang ada, diharapkan
penyampaian pesan-pesan bisnis menjadi semakin baik dan berkualitas.
6.2 Penentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merencakan pesan bisnis adalah
memikirkan maksud atau tujuan menyampaikan pesan-pesan bisnis tersebut.Seorang
pengirim pesan, tentunya ingin menjaga goodwill ndi hadapan audiensi (penerima
pesan) sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasi atau
lembaganya. Oleh karena itu, penyampaian pesan-pesan bisnis yang dilakukan oleh
suatu organisasi bisnis secara tidak langsung juga akan membawa nama baik
lembaganya. Dalam artian, penyampaian pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan
baik dan positif pada penerima pesan akan berdampak positif pula bagi organisasi
bisnis si pengirim pesan. Sebaliknya, penyampaian pesan bisnis yang memberikan
pesan yang kurang baik dan negatif, secara tidak langsung juga akan berdampak
kurang baik atau negatif bagi organisasinya. Sebagai contoh, seorang public
relations (PR), sebagai pihak yang mewakili perusahaan, memberikan surat
tanggapan kepada pelanggan yang kecewa terhadap pelayanan yang tidak
menyenangkan tanggapan itu dimuat disuatu surat kabar. Sayangnya, tanggapan
yang diberikan perusahaan lebih condong kepada upaya pembelaan diri dan
menyalahkan pelanggan tanpa merasa perlu memberikan respek dan permohonan maaf
atas kehilafan yang telah dilakukan perusahaan.Surat tanggapan yang diharapkan
mampu memberikan solusi terbaik bagi pelanggan, justru menyisakan suatu kesan
yang kurang baik bagi pelanggan setianya.
Caranya
agar menyampaikan pesan-pesan bisnis berhasil mencapai tujuan yang dikehendaki:
a. Menentukan
tujuan yang jelas dan terukur sesuai dengan tujuan organisasi
b. Tujuan
yang jelas dan mudah dipahami tersebut akan membantu mengarahkan pengirim pesan
dalam mencapai tujuan yang dikehendaki
6.3Analisis Audience
Dalam kaitannya dengan dunia korespondensi bisnis,
audiensi adalah mereka yang menjadi target untuk menerima pesan-pesan bisnis
secara tertulis. Dalam dunia bisnis, yang menjadi audiensi adalah organisasi
bisnis intern dan ekstern. Organisasi bisnis intern mencakup pegawai pegawai
atau karyawan suatu organisasi bisnis, sedangkan organisasi bisnis ektern
mencakup para pelanggan maupun calon pelanggan dalam dunia bisnis.
Analisis audiensi dalam kaitannya dengan penyampaian
pesan-pesan bisnis sangatlah diperlukan, agar penyampaian pesan-pesan bisnis
tersebut dapat dipahami dengan sebaik-baiknya. Analisis audiensi yang tepat
akan mempermudah dan mempercepat pencapaian tujuan dari penyampaian pesan-pesan
bisnis apabila maksud dan tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis telah
ditetapkan dengan baik dan jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan
audiensi atau penerima pesan.
Ketepatan dan kecermatan dalam melakukan analisis audiensi
akan memiliki dampak yang baik dan positif bagi pengirim pesan. Kesalahan atau
kegagalan pengirim pesan dalam menyampaikan pesan-pesan bisnisnya.
Dalam
melakukan analisis audiensi, ada 3 hal yang perlu diperhatikan:
1. Cara
Mengembangkan Profil Aundiensi
Dalam kaitannya dengan
korespondensi bisnis, profil audiensi dapat dilihat dari siapa audiensinya,
reaksi audiensi, tingkat pemahaman audiensi, dan kedekatan hubungan antara
pengirim pesan dengan audiensinya. Yang menjadi audiensi merupakan salah satu faktor
penting yang perlu dipertimbangkan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis.
Keragaman latar belakang audiensi baik dari sisi usia, pekerjaan, jenis
kelamin, budaya, maupun status sosial mempunyai kaitan dengan penyampaian
pesan-pesan bisnis secara tertulis. Pengirim pesan perlu memiliki kemampuan
dalam melakukan analisis audiensi. Pemahaman yang baik terhadap audiensi tentu
saja akan banyak membantu pencapaian tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis.
2. Cara
Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiensi
Ada 4 tahap penting
yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiensi yaitu:
a. Temukan
apa yang diinginkan oleh audiensi
salah satu cara yang
dapat dilakukan adalah memulai sebuah survei. Apabila keinginan audiensi sudah
ditemukan, jangan ditunda-tunda, segera informasikan apa yang diinginkan
audiensi. Kecepatan dan ketepatan dalam merespon keinginan dan harapan audiensi
merupakan bagian dari suatu upaya memberikan kepuasan kepada audiensi.
b. Berikan
semua informasi yang diperlukan
Usahakan semua
informasi penting yang diminta audiensi tidak ada yang terlewatkan. Hal ini
deilakukan untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam penulisan pesan-pesan
bisnis sekaligus sebagai upaya untuk menjaga agar apa yang disampaikan tersebut
sesuai dengan harapan dan keinginan audiensi.
c. Yakinkanlah
Informasinya Akurat
Informasi yang
disampaikan kepada audiensi hendaklah informasi yang benar-benar akurat dan
dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Pemberian informasi yang akurat akan
dapat menumbuhkan kepercayaan yang positif.
d. Tekankan
Ide-ide Paling Menarik Bagi Aundiensi
coba untuk menemukan ide penting
yang sangat menarik bagi audiensi. Selanjutnya, berikan perhatian khusus atau
perhatian yang lebih kepada ide penting tersebut. Apabila hal tersebut
dilakukan dengan baik, berarti pengirim pesan telat berhasil memberikan sesuatu
yang sangat berharga dan menarik bagi audiensinya.
3. Cara
Memenuhi Kebutuhan Motivasional Audiensi
Beberapa jenis
pesan-pesan bisnis bertujuan memotivasi
audiensi agar mau mengubah perilaku mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini
sring kali mengalami kendala. Hal ini disebabkan adanya kecenderungan dari
audiensi untuk tidak mau mengubah perilaku atau pola berpikir mereka jika
berhadapan dengan hal-hal yang baru atau yang sama sekali berbeda dengan
situasi yang ada.
Bagaimana cara mengatasi kendala
itu? Salah satu cara untuk mengatasinya adalah dengan mengatur pesan-pesan
bisnis sedemikian rupa sehingga pesan-pesan bisnis yang disampaikan dapat
diterima audiensi dengan mudah. Gunakan pula bahasa yang sederhana dan mudah
dipahami dengan baik oleh audiensi. Pendekatan yang dapat dilakukan adalah
dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun menarik
audiensi, perlu juga dicoba pendekatan lainnya, yaitu pendekatan emosi
audiensi.
6.4 Penetuan Ide Pokok
Setelah menganalisis tujuan dan audiensi, langkah
selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan penyampaian
pesan-pesan bisnis tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu
tema pokok, yaitu ide pokok (main idea). Ide
pokok, pada dasarnya, merupakan pesan-pesan bisnis.Sementara itu, selain ide
pokok ada pula ide-ide pendukung (supporting
idea).
Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang
berbeda.Topik adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah
pernyataan tentang satu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik
tersebut, sehingga dapat diterima oleh audiensi. Ide pokok dapat memotivasi
orang-orang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan menggabungkan atau
menyelaraskan tujuan atau maksud pengirim pesan dengan tujuan mereka.
Dalam suatu surat pendek atau memo, ide pokok
mungkin jelas dan mudah dikenali. Namun, Dalam surat yang panjang dan kompleks,
menentukan ide pokok merupakan hal yang tidak mudah. Sebelum dapat menentukan
ide pokok, ide-ide yang penting harus diidentifikasikan terlebih dahulu.
Untuk mengidentifikasikan ide pokok, diperlukan
kreatis dan pengalaman. Pendekatan yang paling baik adalah menggunakan teknik “brainstorming” yang memberikan
keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan dan menguji berbagai
alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiensi, dan fakta yang ada.
Beberapa teknik “brainstorming” yang
dapat digunakan untuk mengidentifikasi ide pokok, antara lain:
1. Storyteller’s Tour
Teknik ini menggunakan
alat bantu tape recorder yang digunakan untuk merekam dan mendengarkan
hasil rekaman secara berulang-ulang guna menelaah pesan-pesan bisnis yang
disampaikan. Teknik ini hanya dapat digunakan untuk menganalisis ide pokok dari
pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan.
2. Random List
Teknik ini bisa
membantu dalam menemukan ide pokok seseorang, dengan cara menuliskan atau
menuangkan segala ide atau gagasan yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong
secara bebas. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide yang satu dengan ide
yang lain. Kelompokkan temuan-temuan tersebut ke dalam kelompok-kelompok yang
lebih spesifik atau khusus dan temukan nama ide yang penting dan relavan serta
mana ide-ide yang tidak penting dan relavan.
3. CFR (Conclusions, finding,
recommendations) Worksheet
Cara berikutnya dalam menentukan ide pokok adalah
dengan menggunakan lembar kerja kesimpulan, temuan, dan rekomendasi (CFR). Jika
subjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah lembar kerja (worksheet) yang akan membantu
menjelaskan hubungan antara temuan-temuan (finding),
kesimpulan (conclusions), dan
rekomendasi (recommendations) yang
diberikan.
4. Journalistic Approach
Adalah suatu pendekatan
untuk menemukan ide pokok dengan menggunakan berbagai kata tanya yang lazim
digunakan oleh jurnalis dalam memperoleh sebuah berita yang menarik dan
terpercaya. Pendekatan ini mempunyai nilai lebih sebagai langkah awal yang
baik dalam menentukan ide pokok. Jawaban
terhadap pertanyaan siapa (who), apa (what), kapan (when), dan bagaimana (how)
akan dapat membantu menjelaskan ide pokok.
5. Question and Answer Chain
Pendekatan rantai
tanya-jawab merupakan salah satu pendekatan yang digunakan untuk menemukan ide
pokok dari perspektif audiensi, seperti pertanyaan tentang ide pokok audiensi
dan apa yang diinginkan atau diharapkan audiensi. Periksa jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan tersebut. Apakan ada pertanyaan tambahan yang mungkin
muncul. Ikuti alur pertanyaan dan jawabn atas pertanyaan tersebut, sehingga ide
pokoknya dapat ditemukan.
6.5 Seleksi Media
Penyampaian Pesan-pesan Bisnis
Penyampaian pesan-pesan bisnis, sebaiknya perlu
disesuaikan dengan situasi yang ada agar maksud atau tujuannya dapat
tercapai.Pada umunya, korespondensi bisnis dapat disampaikan secara
konvensional atau secara elektronik. Pesan-pesan bisnis secara tertulis dapat
berbentuk surat, memo, proposal dan laporan. Salah satu keuntungan dari
penyampaian pesan-pesan bisnis secara tertulis adalah pengirim pesan mempunyai
kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan bisnis yang ingin disampaikan
dengan lebih baik.
Penyampaian pesan-pesan bisnis secara tertulis
diperlukan jika pesan-pesan bisnis yang ingin disampaikan bersifat kompleks
sehingga dibutuhkan cacatan permanen untuk referensi dimasa yang akan datang.
Atau karena jumlai audiensi besar dan menyebar.
Dalam memilih media penyampaian pesan-pesan bisnis
perlu dipertimbangkan antara lain tingkat kepentingannya, formalitas,
kompleksitas, tingkat kerahasiannya, emosional, biaya pengiriman, dan harapan
audiensi.
Courtland L. Bovee dan John V. Thill dalam bussiness Communication Today,
menjelaskan bahwa ada waktu-waktu kapan sebaiknya seorang memilih untuk
menggunakan komunikasi lisan atau tertulis.Selanjutnya, penjelasan itu dapat
dilihat pada tabel berikut ini.
Komunikasi Lisan
|
Komunikasi Tertulis
|
·
Seseorang menginginkan umpan
balik segera dari audiensi
·
Pesan seseorang relatif sederhana
dan mudah terima
·
Seseorang tidak memerlukan
cacatan permanen
·
Seseorang ingin mengumpulkan
audiensi dengan lebih mudah atau ekonomis
·
Seseorang menginginkan interaksi
dalam memecahkan masalah
|
·
Seseorang tidak memerlukan umpan
balik segera
·
Pesan seseorang sangat rinci,
kompleks, dan memerlukan perencanaan hati-hati
·
Seseorang memerlukan catatan
permanen
·
Seseorang ingin meminimalisasi
distori penyampain pesan
|
Media Komunikasi
Lisan
|
Media Komunikasi
Tertulis
|
·
Percakapan secara langsung,
pidato, pertemuan-pertemuan
·
Telepon dan Voice mail
·
VOIP (Voice Over Internet Protocol)
·
Audiotape
dan videotape
·
Tele
conference dan video conference
|
·
Surat-surat, memo, laporan,
proposal
·
E-mail
·
Surat reguler dan khusus
·
faksimile
|
BAB
7
PENGORGANISASIAN
DAN REVISI PESAN-PESAN BISNIS
7.1
PENGORGANISASIAN
MELALUI OUTLINE
Pada
dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua tahapan
proses, yaitu tahap mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide serta tahap
menetapkan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional terpilih secara
hati-hati.
1.
Tahap Mendefinisikan dan Mengelompokkan
Ide-Ide
Memutuskan
apa yang perlu dikatakan adalah masalah mendasar yang harus dipecahkan oleh
setiap komunikator. Jika materinya lemah, tidak memiliki gaya yang menarik,
maka akan mengaburkan fakta yang ada. Cepat atau lambat, pembaca akan
menyimpulkan bahwa Anda benar-benar tidak mempunyai sesuatu yang bernilai. Apakah
Anda menelepon, membuat tiga paragraf surat, atau menulis laporan setebal
ratusan halaman, Anda akan mulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin
panjang dan kompleks pesan-pesan bisnis yang disampaikan, semakin penting pula
tahap pertama ini.
Apabila
Anda menyusun pesan-pesan bisnis yang panjang dan kompleks, maka mempersiapkan
outline menjadi sangat diperlukan dan penting artinya. Mengapa demikian? Karena
dengan adanya outline akan membantu Anda memvisualisasikan hubungan antara
bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Di samping itu, penyusunan
pesan-pesan bisnis dalam bentuk outline juga akan menuntun Anda
mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan
efektif juga membantu Anda mengekspresikan transisi antara ide-ide yang ingin
disampaikan. Hal itu akan membuat pembaca mengerti dan memahami pola pemikiran
Anda.
Susunan outline, secara garis besar, dapat
dikelompokkan menjadi tiga kelompok, yaitu:
a.
Mulailah dengan Ide Pokok (Main Idea)
Ide
pokok akan membantu Anda menetapkan
tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dapat dirangkum menjadi
dua hal, yaitu: apa yang Anda inginkan terhadap pembaca untuk melakukan atau
memikirkannya dan apa alasan mendasar mereka untuk melakukan atau memikirnya.
Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.
b.
Menentukan Ide-ide Pendukung yang
Penting
Setelah
menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap berikutnya adalah
menyusun ide-ide yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut. Sebagai contoh, seorang manajer pemasaran
yang akan menyusun laporan penjualan tahun 2002-2004, ia perlu mempersiapkan
data pendukung penjualan yang diperoleh dari berbagai kantor perwakilan atau
kantor cabang yang tersebar di berbagai wilayah di tanah air untuk kurun waktu
tida tahun tersebut.
c.
Memberikan Ilustrasi dengan Bukti-bukti
Tahap
terakhir dalam penyusunan outline adalah memberikan ilustrasi dengan
mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang
dapat disajikan, outline yang Anda buat akan menjadi semakin baik.
Ide-ide
pokok, ide-ide pendukung yang penting, dan ilustrasi bukti-bukti dapat
digambarkan dalam sebuah bagan berikut:
2.
Menentukan Urutan Ide-Ide dengan
Perencanaan Organisasional
Setelah
mendefinisikan dan mengelompokkan ide, langkah selanjutnya adalah menentukan
urutan ide-ide (pesan) dengan perencanaan organisasional. Untuk dapat
menentukan urutannya, ada dua pendekatan penting, yaitu:
a.
Pendekatan Langsung (Direct Approach)
Pendekatan
langsung sering disebut dengan istilah pendekatan deduktif (deductive
approach). Ide pokok pesan-pesan bisnis ditempatkan pada bagian pembuka atau
awal, kemudiaan diikuti dengan bukti-bukti pendukungnya. Pendekatan ini
digunakan bila reaksi yang diekspektasikan dari si penerima pesan cenderung
positif atau menyenangkan. Sebagai contoh, dalam situasi pimpinan perusahaan
menyampaikan penghargaan bagi karyawan yang berprestasi, memberikan promosi
jabatan, atau memberikan insentif finansial (bonus) bagi karyawan.
b.
Pendekatan Tidak Langsung (Indirect
Approach)
Pendekatan
tidak langsung sering disebut dengan istilah pendekatan induktif (inductive
approach). Pendekatan ini kebalikan dari pendekatan langsung. Bukti-bukti
pendukung disampaikan di bagian pembuka, kemudian diikuti oleh ide pokoknya.
Pendekatan ini digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis yang cenderung
memberikan dampak kurang menyenangkan (negatif) bagi penerima pesan. Sebagai
contoh, surat penolakan pengajuan kredit, surat pemutusan hubungan kerja (PHK),
surat pemberian sanksi kerja, atau surat penolakan kerja.
Kedua
pendekatan organisasional tersebut dapat diterapkan unutk menyampaikan
pesan-pesan bisnis singkat (memo dan surat) dan pesan-pesan formal yang panjang
(laporan, proposal atau usulan, dan presentasi). Dalam memutuskan pendekatan
organisasional mana yang akan dipakai, Anda harus menganalisis reaksi penerima
pesan terhadap maksud dan tujuan dari pesan-pesan yang Anda sampaikan.
Secara
umum, pendekatan langsung lebih baik digunakan jika sekiranya penerima pesan
mempunyai hasrat, tertarik, senang atau netral terhadap pesan-pesan bisnis yang
akan disampaikan. Jika ada kemungkinan mereka menolak pesan-pesan bisnis yang
Anda sampaikan, tidak senang, tidak tertarik, atau acuh tak acuh, lebih baik
menggunakan pendekatan tidak langsung.
Setelah
menganalisis kemungkinan reaksi penerima pesan dan memilih satu pendekatan
umum, Anda dapat memilih rencana organisasional yang paling cocok. Rencana
organisasional itu sebagai berikut:
a)
Direct Request
Pada
dasarnya, penulisan direct request
(permintaan langsung) merupakan suatu bentuk permintaan atau permohonan yang
memerlukan penanganan segera kepada pihak lain. Penulisan direct request dapat berbentuk surat atau memo. Sebagai contoh,
jika seseorang tertarik untuk mengetahui suatu produk baru dengan lebih detail,
seperti karakteristik produk, harga, cara pembayaran, manfaat, cara
menggunakan, dan cara memelihara, maka orang tersebut dapat membuat surat
permintaan langsung. Dengan kata lain, apabila seseorang tertarik atau memiliki
keinginan yang sangat kuat untuk mengetahui informasi tertentu, maka ia dapat
menggunakan permintaan langsung (direct
request). Permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung, karena
penyampaiannya langsung pada ide yang dituju.
b)
Pesan-pesan Rutin, Good News, atau
Goodwill
Dalam
dunia bisnis, pesan-pesan bisnis yang rutin mencakup semua bentuk kegiatan
tulis-menulis yang biasa dilakukan sehari-hari, misalnya mempersiapkan surat
pengantar pengiriman produk, surat penawaran produk baru, surat pembelian bahan
baku, dan surat tugas karyawan. Sementara itu, pesan-pesan bisnis yang
dampaknya dapat menyenangkan pihak lain disebut dengan good news (berita yang menyenangkan). Sebagai contoh, pengumuman
promosi jabatan, pemberian insentif, bonus gaji, dan perolehan penghargaan atau
pengakuan standardisasi produk secara nasional. Jadi, pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok menggunakan pendekatan langsung.
c)
Pesan-pesan Bad News
Pesan-pesan
bisnis tertulis yang memberikan kesan negatif atau mengecewakan pihak lain
sering disebut sebagai bad news
(berita tidak menyenangkan). Yang termasuk bad
news, antara lain berita penolakan lamaran kerja, penolakan kredit,
pemutusan hubungan kerja, dan penurunan pangkat atau jabatan.
Pendekatan
yang digunakan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis yang tidak menyenangkan
adalah pendekatan tidak langsung. Diawali dengan pernyataan yang bersifat
netral, lalu diikuti dengan alasan-alasan mengapa bad news muncul. Selanjutnya, pada bagian pertengahan, dinyatakan
secara tegas dan jelas tentang pernyataan bad
news tersebut.
d)
Pesan-pesan Persuasi
Bila
kemungkinan pembaca tidak tertarik terhadap pesan-pesan bisnis yang
disampaikan, pesan-pesan persuai (persuasive messages) dapat digunakan. Dengan
demikian, pendekatan yang digunakan adalah pendekatan tidak langsung. Berbagai
kegiatan yang menggunakan pendekatan tidak langsung, antara lain kegiatan
menawarkan prdoduk baru, melakukan penagihan pinjaman, dan melakukan negosiasi.
Secara
umum, pesan-pesan bisnis singkat dapat menggunakan salah satu dari keempat
dasar rencana organisasional tersebut. Tetapi, untuk pesan-pesan bisnis yang
lebih panjang, seperti pembuatan laporan dan presentasi, perlu pola yang lebih
kompleks dalam menangani semakin banyaknya informasi. Pola-pola tersebut dapat
dibedakan dalam dua kelompok, yaitu informasional dan analitikal.
Untuk
jenis laporan dan presentasi dapat menggunakan pola yang paling mudah yaitu
informasional yang hanya sekedar menyajikan fakta-fakta yang berhasil ditemukan.
Yang termasuk kategori informasional, antara lain instruksi operasi, laporan
status, deskripsi teknis, dan deskripsi prosedur dalam suatu perusahaan.
Pesan-pesan informasional yang panjang jelas memiliki ide pokok (main idea) yang selanjutnya dikembangkan
dalam ide-ide pendukung yang disusun secara kronologis, geografis, atau tingkat
pentingnya.
Presentasi
analitikal (secara analitis) didesain ke arah suatu kesimpulan tertentu. Dengan
demikian, pola ini jauh lebih sulit. Jika tujuan Anda adalah melakukan
kolaborasi dengan penerima pesan dalam memecahkan suatu masalah atau melakukan
persuasi untuk suatu tindakan tertentu, Anda harus memilih rencana
organisasional yang memberikan argumen logis.
Empat
Rencana Organi sasional untuk Pesan – Pesan Singkat
7.2
PEMILIHAN
KATA YANG TEPAT
Pemilihan
kata merupakan cara memilih kata-kata yang digunakan untuk mencurahkan ide atau
pikiran dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat dapat
dengan mudah dimengerti, Anda harus memilih kata-kata yang tepat dengan
sebaik-baiknya
Dalam
menyampaikan pesan-pesan bisnis, peranan kata penting artinya. Penggunaan
kata-kata yang tidak tepat dapat membuang-buang waktu, dan penyampaian waktu
dan tujuan pesan-pesan bisnis tersebut dapat tercapai, perlu diperhatikan
beberapa hal berikut:
1.
Memilih Kata-kata yang Familiar
Dalam
menyampaikan pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata yang sudah dikenal,
kata-kata yang umum, kata-kata yang lazim digunakan, sehingga mudah dipahami
oleh penerima pesan. Jangan menggunakan kata-kata atau istilah yang hanya
membuat bingung penerima pesan. Oleh karena itu, diperlukan suatu analisis yang
berkaitan dengan latar belakang pendidikan, budaya, dan pengalaman penerima
pesan. Pemahaman yang baik terhadap latar belakang mereka akan memberikan
pengaruh yang baik dalam proses penyampaian pesan-pesan bisnis. Pada akhirnya,
dengan pemahaman yang baik atas latar belakang penerima pesan, diharapkan
penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut dapat mudah dipahami dengan baik.
2.
Memilih Kata-kata yang Singkat
Selain
memilih kata-kata yang sudah dikenal, Anda juga perlu menggunakan kata-kata
yang singkat dan tepat dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis. Penggunaan
kata-kata semacam itu, selain efisien juga mudah dipahami oleh pembaca.
Meskipun pemilihan kata yang singkat dan tepat diperlukan, harus tetap
diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar. Misalnya,
penggunaan kata sapaan Bapak, Ibu,
Saudara, dan Anda hendaknya juga
digunakan secara tepat sesuai dengan pangkat dan kedudukan penerima pesan
tersebut. Sebagai contoh, seseorang mengirimkan surat kepada orang yang lebih
tua, maka sebaiknya menggunakan kata sapaan Bapak
atau Ibu, dan hindari penggunaan kata
Anda. Pemilihan dan penggunaan kata
yang tepat dalam korespondensi bisnis merupakan salah satu bentuk dari kearifan
dan kedewasaan berpikir seseorang.
3.
Memilih Kata-kata yang Bermakna Tunggal
Kata-kata
yang memiliki makna lebih dari satu sebaiknya dihindari dalam penyampaian
pesan-pesan bisnis. Penggunaan kata-kata tersebut dapat mengakibatkan
terjadinya penafsiran yang bermacam-macam. Akibatnya, ada kemungkinan tidak
tercapainya maksud penyampaian pesan-pesan bisnis. Untuk menghindari penafsiran
yang bermacam-macam itu, sebisa mungkin gunakan kata yang memiliki makna yang
jelas dan tegas. Selain itu, perlu juga melihat bagaimana kata tersebut
digunakan dalam konteks bahasan tertentu dan budaya disuatu wilayah tertentu.
Ingat, ada kalanya kata tertentu di suatu wilayah bermkana positif (baik),
namun di wilayah lain bermakna negatif (kurang baik atau tidak sopan).
7.3
MEMBUAT
KALIMAT YANG EFEKTIF
Kalimat
merupakan sarana untuk menyampaikan pesan-pesan (bisnis) kepada orang lain.
Kalimat dapat ditujukan untuk memanggil, memarahi, menasihati, menyuruh,
memperingatkan seseorang, mengemukakan pendapat, atau mengumumkan sesuatu. Agar
pesan yang disampaikan dapat dengan mudah dimengerti, kalimat harus disusun
secara efektif.
Apa
yang dimaksud kalimat efektif (effective sentence)? Kalimat efektif merupakan
bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun agar memiliki daya
informasi yang tepat dan baik.
Dalam
menyusun suatu kalimat, perlu diperhatikan tiga hal, yaitu kesatuan pikiran,
kesatuan susunan, dan kelogisan. Setiap kalimat, paling tidak terdiri atas
subjek dan predikat. Setiap subjek dalam suatu kalimat akan menjawab pertanyaan
“siapa” atau “apa” yang melakukan “kata kerja (predikat)”. Subjek merupakan
topik suatu bahasan dan biasanya berupa kata benda.
Bagaimana
subjek suatu kalimat dapat dikenali? Untuk dapat mengenali subjek suatu kalimat,
jawablah pertanyaan “siapa” atau “apa” yang dibicarakan oleh predikat. Sebagai
contoh sederhana adalah sebagai berikut:
·
Johni Mathis melakukan tur musik ke
beberapa kota besar di Amerika Serikat
·
Pada tanggal 26 Desember 2004, daerah
Nangroe Aceh Darussalam (NAD) dan Sumatera Utara dilanda gempa bumi tektonik
berkekuatan 6,9 skala Richter.
Siapa
yang melakukan tur musik ke beberapa kota besar di Amerika Serikat? Apa yang
melanda Nangroe Aceh Darussalam dan Sumatera Utara? Jawaban atas kedua pertanyaan
tersebut merupakan sebuah kalimat. Jadi , Johni
Mathis dan gempabumi adalah
subjek kalimat di atas.
Predikat,
biasanya kata kerja , berkaitan erat dengan subjeknya. Predikat menjelaskan apa
yang dilakukan subjek. Bagaimana Anda dapat mengenali predikat? Anda dapat
mengenali predikat dengan cara menempatkan pertanyaan “melakukan apa” setelah
subjek.
·
Freddy Purnomo membeli pasta gigi di
Toko Pojok.
·
Seorang polisi menanhgkap pencuri
kambing.
Freddy
Purnomo melakukan kegiatan apa? Seorang polisis melakukan kegiatan apa? Jawaban
atas kedua pertanyaan itu merupakan predikat dalam kalimat tersebut. Kedua kata
tersebut, membeli dan menangkap, adalah kata kerja, yaitu
suatu kata yang melakukan tindakan (action).
Selain
subjek dan predikat , suatu kalimat dapat dilengkapi dengan pelengkap (complements) yang akan memperjelas arti
kata kerja. Ada beberapa jenis pelengkap, antara lain objek langsung, Anda
dapat menempatkan pertanyaan “siapa” atau “apa” setelah kata kerja. Contohnya
adalah sebagai berikut:
·
Jama Mirdad menerima piala Citra
·
Sumaryono terpilih sebagai ketua Karang
Taruna
Jamal
Mirdad menerima apa? Sumaryono terpilih sebagai apa? Jawaban terhadap kedua
pertanyaan tersebut, merupakan objek langsung.
Bagaimana
dengan objek tidak langsung? Objek tidak langsung adalah kata benda yang
menjelaskan “untuk siapa” atau “apa” kegiatan yang dilakukan oleh kata kerja.
Contohnya adalah sebagai berikut:
·
Ia menulis surat untuk Johny.
·
Majikan memberi bingkisan kepada
karyawan.
Ia
menulis surat untuk siapa? Majikan memberi bingkisan kepada siapa? Jawaban
terhadap kedua pertanyaan tersebut merupakan objek tidak langsung.
Untuk
membuat kalimat yang efektif, perlu dipahami pengelompokkan kalimat dan cara
mengembangkan paragraf. Berikut ini disajikan penjelasan lebih rinci tentang
pengelompokkan kalimat dan pengembangan suatu paragraf.
1.
Tiga Jenis Kalimat
a.
Kalimat Sederhana
Kalimat
sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat. Namun, tidak
menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek, baik langsung maupun
tidak langsung
.
Contoh:
·
Saya membeli buku Komunikasi Bisnis di
toko buku Berkah kemarin.
·
Andi mengirim pesanan buku ke konsumen.
b.
Kalimat Majemuk
Kalimat
majemuk berisi dua atau lebih khusus bebas (independent)
dan tidak mempunyai klausa terikat (dependen).
Klausa bebas merupakan anak kalimat yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai
pengertian yang utuh, sedangkan klausa terikat adalah anak kalimat yang tidak
dapat berdiri sendiri karena tidak
memiliki pengertian yang utuh. Klausa-klausa dalam kalimat majemuk dihubungkan
dengan kata penghubung, seperti dan, tetapi, atau.
Contoh:
·
Adik membeli kertas dan kakak membeli
baju.
·
Omzet penjualan buku meningkat 10
persen, tetapi keuntungan perusahaan menurun 15 persen.
c.
Kalimat Kompleks
Kalimat
kompleks berisi sebuah klausa bebas (independent) dan satu atau lebih klausa
terikat (dependent).
Contoh:
·
Meskipun gaji tidak naik, para pegawai
bekerja sebagaimana mestinya.
·
Karena tuntutan kenaikan gaji tidak
dihiraukan oleh majikan, karyawan melakukan unjuk ke gedung DPR.
Dalam
penyusunan suatu kalimat, gunakanlah jenis kalimat yang paling cocok dengan ide
yang anda miliki. Jika Anda mempunyai dua buah ide yang memiliki tingkat
kepentingan yang sama, Anda dapat memilih kalimat majemukatau penggabungan
kedua kalimat sederhana. Namun, jika salah satu ide memilki tingkat kepentingan
yang lebih rendah ketimbang yang lain, Anda dapat memilih kalimat kompleks.
2.
Cara Mengembangkan Paragraf
Secara
umum, ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan paragraf,
yaitu pendekatan induktif (inductive
approach) dan deduktif (deductive
approach). Pendekatan induktif dimulai dengan mengemukakan berbagai alasan
terlebih dahulu, kemudian dibuat kesimpulannya. Sedangkan pendekatan deduktif
dimulai dari kesimpulan, kemudian diikuti alasan-alasannya.
Suatu
paragraf dapat dikembangkan dengan berbagai cara, antara lain dengan memberikan
ilustrasi atau contoh, perbandingan (persamaan dan perbedaan), pembahasan
sebab-akibat, klasifikasi, dan pembahasan pemecahan masalah. Pendekatan mana
yang akan Anda pilih, sangat tergantung pada topik, maksud pengirim pesan, dan
maksud pesannya.
a.
Ilustrasi
Untuk
mengembangkan suatu paragraf, dapat digunakan ilustrasi atau contoh yang
memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum. Pemeberian contoh yang
relevan dari topik bahasan akan memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah
dipahami oleh penerima pesan. Contoh dalam penyampaian pesan tersebut bisa
diambil dari lingkungan yang dekat dengan kehidupan penerima pesan. Hal itu
supaya mereka lebih mudah mencernanya. Misalnya, membahas teknologi komunikasi
yang mengalami perkembangan cukup pesat akhir-akhir ini. Anda dapat menambahkan
contoh penggunaan telepon seluler atau yang lebih dikenal dengan ponsel, dan
surat elektronik (electronic mail atau
e-mail).
b.
Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)
Anda
dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan, membuat persamaan dan
perbedaan terhadap suatu ide. Cara peengembangan paragraf ini memerlukan
wawasan berpikir yang luas, tentunya, akan relatif mudah dalam membuat
perbandingan baik yang berkaitan dengan persamaan maupun perbedaan terhadap
suatu pokok bahasan tertentu. Misalnya topik bahasannya adalah membandingkan
sistem belanja tersebut dengan sistem belanja tradisional baik di pasar maupun
di kompleks pertokoan.
c.
Pembahasan Sebab-Akibat
Ketika
mengembangkan paragraf, Anda dapat memfokuskan perhatian pada alasan-alasan
yang melatarbelakangi sesuatu. Mengapa sesuatu harus dipilih atau dilakukan?
Apa alasan yang mendasari suatu keputusan? Mengapa suatu keputusan dianggap
cacat hukum? Apa akibatnya kalau suatu keputusan harus ditunda? Masih banyak
pertanyaan lain yang dapat dikembangkan lebih lanjut. Paling tidak, pola
pengembangan paragraf dengan sebab-akibat akan membantu memberikan arah yang
jelas terhadap pokok bahasan tertentu.
d.
Klasifikasi
Paragraf
dapat dikembangkan dengan cara melakukan klasifikasi atau pengelompokkan
ide-ide umum ke dalam ide-ide yang lebih khusus. Pola pengembangan paragraf
dengan cara ini akan mempermudah pemahaman baik bagi pengirim pesan maupun
penerima pesan. Selai itu, cara ini juga menjadikan topik bahsan lebih terarah.
Misalnya, topik bahasan tentang masalah internet, Anda bisa mengembangkan
paragraf ke dalam beberapa subtopik sejarah internet, pengertian internet,
kelebihan dan kelemahan internet, sistem pengamanan di internet, dan peluang
internet ke depannya.
e.
Pembahasan Pemecahan Masalah
Cara
lain mengembangkan paragraf adalah dengan menyajikan masalah, kemudian
disajikan pula cara pemecahan masalah tersebut. Cara pengembangan paragraf ini
akan mampu memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang
dalam mengambil keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi.
Satu
hal yang perlu diperhatikan, agar dampak yang diharapkan benar-benar mengena
pada penerima pesan, pusatkan ide atau gagasan tunggal (kesatuan ide) dalam
setiap paragraf agar paragraf tersebut tetap singkat. Oleh karena tidak ada
ketentuan secara pasti beberapa kalimat untuk setiap paragraf, Anda dapat mengembangkan
sendiri berbagai macam variasi, jangan terlalu singkat dan juga jangan terlalu
panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan
yang utuh. Selain itu, paragraf harus menggunakan kata-kata transisi yang jelas
sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya.
BAB
8
PERENCANAAN
LAPORAN AKHIR
1. 8.1
Pengertian Laporan Bisnis
Laporan
bisnis adalah dokumen faktual dan objektif yang dipergunakan untuk tujuan
bisnis tertentu (Boovee dan Thill, 2002:476). Himstreet dan Baty mendefinisikan
laporan bisnis suatu pesan yang objektif, dan tersusun teratur, yang digunakan
untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasi atau dari satu
instansi/lembaga, ke lembaga yang lainnya untuk membantu pengambilan keputusan
dan pemecahan masalah (Himstreet dan baty dalam Purwanto, 1997:88).
Sementara
itu, Herta A Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya “Effective
Business Communication” menyatakan bahwa laporan bisnis (business report) tidak
memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada
seseorang atau lebih, dengan tujuan bisnis tertentu.
Atas
dasar difinisi tersebuat dapat simpulkan bahwa suatu laporan bisnis mempunyai
berbagai karakteristik seperti netral, tidak berpihak, objektif, menyajikan
data, disusun secara sistematis, menyangkut informasi eksternal maupun
internal, biasanya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi,
memiliki tujuan yang jelas.Bagi suatu perusahaan, pada umumnya penulisan
laporan bisnis digunakan untuk memenuhi keperluan, antara lain :
a) Untuk
memonitoring dan mengendalikan operasional perusahaan. Misalnya laporan
operasional, laporan kegiatan personal.
b) Untuk
membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang
telah ditetapkan perusahaan. Misalnya: kebijakan penempatan posisi kerja.
c) Untuk
memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku
bagi perusahaan. Misalnya laporan pajak, laporan analisis, dampak lingkungan,
laporan ketenagakerjaan (perburuh).
d) Untuk
mendokumentasikan presentasi kerja yang yang diperlukan. Misalnya laporan
perkembangan, dan laporan akhir suatu kegiatan.
e) Untuk
menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan atas
masalah tertentu. Misalnya laporan penelitian/riset, laporan troubleshooting,
laporan justifikasi.
f) Untuk
memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. Misalnya: proposal
penjualan.
2. 8.2
Jenis –Jenis Laporan Bisnis
Laporan
bisnis dapat digolongkan kedalam berbagai cara menurut fungsi, subjek, formalitas,
keasliaan, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek dan pelaksanaan
pertemuan. Masing-masing penggolongan tersebut secara rinci dapat dijelaskan
berikut ini :
A.
Berdasarkan Fungsinya
- Laporan informasi (Information
Report)
Berfungsi
untuk memberikan informasi dengan menyajikan fakta-fakta dan rangkuman, tanpa
melakukan analisis, menarik kesimpulan, atau memberi rekomendasi. Nama lain
untuk information report adalah laporan perkembangan (progress reports),
laporan sementara (interim report), dan laporan triwulan (quarterly report).
- Laporan analitikal(Analitycal Report)
Menyajikan
fakta-fakta, menganalisis dan menafsir, keudian mengambil kesimpulan dan
memberi rekomendasi(recommendation report), usulan (proposal), atau laporan
justifikasi (justification report).
B.
Berdasarkan Subjeknya
Suatu
laporan dapat dibedakan berdasarkan departemen tempat laporan tersebut
diperoleh.Sebagai contoh adanya laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan
pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran,
laporan ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistic, dan
laporan-laporan teknik.
C.
Berdasarkan formalitasnya
- Laporan formal (long reports)
Laporan
formal pada umumnya berbentuk panjang, lebih dari 10 halaman, dan mencakup
masalah-masalah kompleks.Namun demikian, pengertian “panjang” bervariasi
tergantung pada situasi dan kondisi yang ada.
Laporan
formal mencakup tiga bagian penting, yaitu
(1)Body
teks: pendahuluan, isi dan penutup;
(2)
prefatory part: sampul, judul, halaman, surat kewenangan, penerimaan,
persetujuan, pengiriman, penghargaan, synopsis, abstraksi, rangkuman eksekutif,
daftar isi, dan daftar tabel; (3) Supplement part: lampiran, daftar pustaka,
catatan akhir, daftar istilah dan indeks.
- Laporan informal (short reports)
Laporan
informal biasanya hanya mencakup badan teks.Namun demikian, sejumlah laporan
informal mencakup judul halaman, pengiriman, catatan akhir, dan lampiran.
D.
Berdasarkan Keasliannnya
-
Laporan otoritas adalah suatu laporan
yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari komite atau orang lain.
-
Laporan sukarela adalah suatu laporan
yang dibuat atas inisiatif sendiri.
-
Laporan swasta adalah suatu laporan yang
dibuat oleh perusahaan-perusahaan swasta.
- Laporan publik adalah suatu laporan yang
dibuat oleh lembaga-lembaga pemerintah, termasuk sekolah-sekolah, rumah sakit,
atau lembaga-lembaga lain yang dibiayai oleh nagara.
E.
Berdasarkan Frekuensinya
-
Laporan berkala (periodic reports)
Laporan dapat disusun secara harian, mingguan, bulanan,
semesteran, atau tahunan. Termasuk dalam laporan berkala, antara lain laporan
bursa saham setiap jam, laporan penjulan setiap hari, laporan biaya setiap
minggu, laporan produksi setiap bulan, laporan komite setiap kuartal, laporan
anggaran tahunan.
-
Laporan khusus (special report)
Laporan khusus ditulis ketika ada kebutuhan terhadap
suatu informasi yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam perusahaan.
F.
Berdasarkan Jenisnya
-
Laporan Memorandum (periodic report)
Laporan
yang menggunakan format memo, yaitu mencantumkan kepada, dari, subjek, dan
tanggal.
-
Laporan surat (letter report)
Laporan
surat adalah laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat yang
didalam berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan dan referensi
-
Laporan dalam bentuk cetakan
Laporan
dalam bentuk cetakan memiliki judul yang sudah tercetak, intruksi, dan
baris-baris kosong.
-
Laporan formal (formal report)
Laporan
formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal, laporan formal sering
juga disebut dengan laporan panjang (long report).
G.
Berdasarkan Kegiatan Proyek
Dalam
melakukan seatu proyek, tedapat tiga jenis laporan, yaitu
-
Laporan pendahuluan (preliminary
reports). Mencakup persiapan suatu proyek, hasil yang diharapkan, dan cara
melakukan pelatihan pegawai.
-
Laporan perkembangan (progress reports)
mengenai perkembangan pelaksanaan proyek secara berkala
-
Laporan akhir (final report) mengenai
akhir dari suatu pelaksanaan suatu proyek.
H.
Berdasarkan Pelaksanaan Pertemuan
- Agenda (agenda) adalah suatu dokumen
yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, mencakup jadwal pelaksanaan dan
topik yang akan dibahas dalam pertemuan.
-
Resolusi (resolation) adalah laporan
singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus suatu pertemuan.
- Notulen (minutes) adalah laporan resmi
dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung, mencakup catatan semua hal yang
terjadi dalam pertemuan.
- Laporan pertemuan (proceedings) adalah
suatu laporan resm, yang cakupan bahasanya luas dan berisi hasil-hasil
pertemuan atau konferensi penting.
3.
Bagian Pokok Dalam Laporan Bisnis
Dalam bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:
-
Pemberi Kuasa, adalah
individu/organisasi yang meminta laporan;
-
Tata-letak, menginformasikan kepada
pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis;
- Masalah, biasanya diformulasikan di
awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;
-
Maksud, merupakan poin penting
dalam laporan bisnis;
-
Ruang Lingkup, berhubungan dengan
luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis;
-
Metodologi, mengacu pada metode
pengumpulan informasi;
-
Sumber-sumber, mencakup berbagai
sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis
maupun sumber lisan;
-
Latar Belakang, jika pembaca
dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka
latar belakang harus disampaikan;
-
Definisi Istilah, jika kita
menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus
menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.
-
Keterbatasan, adalah keterbatasan
dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.
Untuk
laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau
dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan
berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan
pembaca telah mengetahuinya.
Bagian
terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan.Dalam bagian ini, kita
membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci.Di samping itu,
bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan
bisnis.Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang
penting dan relevan.
Bagian
penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan
analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena
itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman,
sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal
yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:
- Rangkuman, berisi ringkasan
pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting,
kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;
- Kesimpulan, berisi evaluasi secara
ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita
sebagai penulis;
-
Rekomendasi, menyarankan suatu
program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat;
- Rencana Tindakan, merupakan
pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang
diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek yang
akan dilaksanakan.
Ada
2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan
bisnis, yaitu:
1. Cara
deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi
terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci.
2. Cara
induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta- fakta yang ada
terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan, dan
rekomendasi
5. Penulisan laporan singkat
A. Karakteristik
Laporan Singkat
Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit
bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat
berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua
halaman. Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu
laporan formal, antara lain :
1. Gaya
penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
2. Grafik
untuk lebih menekankan tulisan.
3. Judul
dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
4. Format
memo atau surat.
Dalam merencanakan suatu laporan singkat, ada
beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain audience, tujuan, dan
subjek laporan. Masing-masing elemen akan mempengaruhi format dan panjang,
gaya, serta organisasi suatu laporan.
Ada
beberapa format laporan yang dapat dipilih oleh penulis, antara lain:
1. Preprinted
Bentuk sebelum dicetak pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang
kosong. Kebanyakan laporan preprinted relatif pendek, sekitar lima
atau kurang dari lima halaman, dan berkaitan dengan informasi rutin. Contohnya
adalah laporan otoritas.
2. Surat
Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau
kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi. Laporan tersebut mencakup
semua bagian surat, dan dilengkapi dengan judul, catatan kaki, table, dan
gambar.
3. Memo
Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan
pihak intern suatu organisasi. Memo mencakup beberapa hal berkut : tanggal,
kepada, dari, dan subjek.
4. Manuskrip
Laporan ini terdiri atas beberapa halaman sampai ratusan halaman yang
memerlukan pendekatan formal.Karena panjangnya, format manuskrip memerlukan
lebih banyak komponen baik sebelum teks (prefatory parts) maupun setelah teks
(supplementary parts).
1. Akurat
Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah
bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan membantu
mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :
A. Jelaskan
fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
B. Laporkan
semua fakta yang relevan.
C. Tempatkan
fakta yang ada dalam suatu perspektif.
D. Berikan
bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.
E. Sajikan
hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.
F. Jaga
bias pribadi Anda dalam suatu laporan.
2. Keputusan
yang Baik
Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga
pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang
mencakup lima hal berikut :
A. Adanya
ide pokok pada permulaan suatu laporan.
B. Melihat
fakta-fakta yang tersedia.
C. Menerima
uraian atau cerita secara menyeluruh.
D. Menggunakan
bahasa yang mudah dimengerti.
E. Mempelajari
sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih
mudah.
3. Format,
Gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat,
memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal
ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.
A. Siapa
yang berinisiatif yang membuat laporan?
B. Apakah
subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?
C. Kapan
suatu laporan dibuat?
D. Kemana
laporan akan dikirim?
E. Mengapa
suatu laporan dibuat?
F. Bagaimana
sikap pembaca?
DAFTAR PUSTAKA
Https://siwonpieter.wordpress.com/komunikasi-bisnis-perencanaan-laporan-bisnis/
Http://nhfauzan.blogspot.co.id/2016/05/perencanaan-laporan-bisnis.html
Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Edisi Ketiga. Jakarta: Erlangga
Purwanto, Djoko. 2007. Korespondensi Bisnis Modern.
Jakarta: Erlangga
NAMA KELOMPOK :
1. DESY RAHMAWATI ( 12214803 )
2. DIAN NURAJIFAH ( 12214988 )
3. EKA RITA FITRIYANI ( 13214439 )
4. WIJI ROMANTI ( 1C214227 )
0 komentar:
Posting Komentar