Komunikasi Bisnis

TUGAS 3

KLOMPOK 5

Bab 11-12

Komunikasi Lisan dan Negosiasi

Komunikasi Lisan dalam Rapat

Biasanya pada suatu pertemuan ataupun rapat, setiap peserta harus menyadari posisinya masing2 dalam suatu forum. Masing2 peserta harusnya ;

1. Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif dan tidak emosional.

2. Mampu berperan sebagai komunikator yang berpatispasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.

3. Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab.

4. Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat, serta tidak berbicara bertele-tele.

5. Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.

Komunikasi Lisan dalam Wawancara

Pada dasarnya wawancara merupakan suatu obrolan biasa, tapi dengan topik yang tertentu, dan ada pihak yang akan bertanya (pewawancara) dan pihak lain yang harus menjawab, memberi informasi, atau menjelaskan.

Berikut ini adalah beberapa sikap wawancara yang baik dan benar, antara lain :

Fokus pada lawan bicara
Fokus pada topik pembicaraan
Tidak boleh memotong pembicaraan
Gunakan volume suara yang baik (tidak berbicara terlalu keras)
Sabar
Lakukan verivikasi jika ada kekurangan atau kesalahan
Tidak boleh menyakiti hati responden
Hidari bahasa yang menggurui responden
Hidari kata-kata kasar (kotor)
Bersikap ramah
Hindari sikap rakus
Hidari tatapan yang aneh sperti menyelidik/melotot/cligak clinguk
Dan yang terakhir Ucapkan terimakasih

Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi

Menurut Oliver Negosiasi adalah sebuah transaksi dimana kedua belah pihak yang melakukan komunikasi mempunyai hak atas hasil akhir. Sedangkan menurut Casse bahwa negosiasi itu ialah proses dimana paling tidak ada dua pihak dengan persepsi, kebutuhan, dan motivasi yang berbeda mencoba untuk bersepakat tentang suatu hal demi kepentingan bersama. Sementara Stephen Kozicki mengatakan Negosiasi merupakan suatu seni dalam mencapai persetujuan dengan memecahkan berbagai perbedaan melalui kreatifitas.

Berikut ini adalah beberapa Tujuan dari adanya Negosiasi :

1. Untuk menemukan suatu kesepakatan antara kedua belah pihak

2. Untuk memenuhi harapan/keinginan antara kedua belah pihak

3. Untuk mendapatkan sebuah keuntungan atau menghidari kerugian.

Biasanya dalam melakukan negosiasi setidaknya terdapat 6 tahapan yang penting yang harus dilakukan :

1. Persiapan

Yang dimaksud persiapan itu ialah meliputi, Mengumpulkan atau mencari informasi, Menentukan tim negosiasi, Mengusahakan lebih banyak untuk mengenal profil pihak lawan, tujuannya adalah agar tumbuh kepercayaan diri & kesiapan dalam melakukan negosiasi.

2. Kontak pertama

Tahap ini adalah tahap pertemuan secara langsung antara kedua belah pihak yang terlibat dalam proses negosiasi. Lalu ada yg namanya Tahap penilaian, dimana pada tahap ini akan muncul kesan pertama antara kedua belah pihak.

3. Konfrontasi

Tahap ini adalah tahap dimana sering terjadinya adu argumen antara kedua belah pihak terhadap segala sesuatu yang dinegosiasikan. Lalu pada tahap ini juga biasanya terdapat perbedaan dan berpotensi semakin panasnya perdebatan.

4. Konsiliasi

Yang dimaksud konsoliasi adalah melakukan tawar menawar utk memperoleh kesepakatan yang betul2 disepakati dan bermanfaat bagi kedua belah pihak.

5. Solusi

Pada tahap ini kedua belah pihak mulai saling menerima dan memberi, atau dimana para negosiator mulai menemukan kesepakatan bagi kedua belah pihak dengan cara mereka masing2, dengan mengembangkan sikap relasional dan bersikap saling memberi solusi terbaik bagi kedua belah pihak.

6. Pasca Negosiasi

Tahap ini adalah tahap terakhir dari suatu negosiasi yaitu bentuk konsolidasi bagi kedua belah pihak, memastikan masing2 pihak berkomitmen atas segala yg sudah disepakati.

KETRAMPILAN BERNEGOSIASI

Berikut terdapat 2 jenis ketrampilan bernegosiasi antara lain :

1. Skill Convensional :

Menggunakan pertanyaan terbuka
Menafsirkan atau merumuskan kembali perkataan negosiator lawan dengan kata-kata sendiri
Diam setelah suatu pertanyaan dibuat oleh lawan negosiator.
Menyimpulkan dari waktu kewaktu, dan membuat catatan penting selama negosiasi
Menyatakan perasaan dan emosi untuk meredakan ketegangan dan membentuk rasa percaya diri.

2. Skill Nonconvensional :

Menunjukkan salah pengertian tentang maksud pihak lawan dengan perumusan ulang pertanyaan dan kesimpulan yang salah.
Membesar-besarkan apa yang dikatakan oleh negosiator lawan
Menggunakan kata-kata yang over stateman seperti selalu, tidak pernah,tidak mungkin, dll.
Membuat gerakan yang tak terduga, misalnya beralih ke hal lain tanpa diduga.
Menghujani pihak lawan dengan banyak pertanyaan atau bias jua terlalu banyak informasi yang menimbulkan kebingungan

BAB 13

KOMUNIKASI DALAM TULISAN

Penuliisan Kabar Atau Berita

Penulisan berita juga termasuk salah satu bentuk komunikasi. Dalam penulisan berita, nilai berita digunakan untuk mengukur layak tidaknya suatu tulisan diangkat menjadi berita. Semakin tinggi nilai berita yang dikandung dalam sebuah peristiwa semakin kuat tersebut dianggkat sebagai berita.Sebaliknya, semakin rendah nilai beritanya semakin rendah pula peristiwa tersebut diangkat sebagai berita.

1. Unsur-Unsur Berita

Sebuah berita memenuhi unsur-unsur berita yang dikenal dengan 5W+1H.

What = Apa yang terjadi

Where = Dimana hal itu terjadi

When = Kapan peristiwa itu terjadi

Who = Siapa yang terlibat dalam kejadian itu

Why = Kenapa hal itu terjadi

How = Bagaimana peristiwa itu terjadi.

2. Struktur Naskah Berita

· Judul berita (head)

· Teras berita (lead)

· Isi berita (body)

3. Etika Menulis Berita

· Objektif

Tulisan berita harus objektif dan faktual atau dituliskan berdasarkan fakta dan data yang benar – benar ditemukan di lapangan.

· Cover Both Side

Tulisan harus seimbang dan berusaha mencantumkan semua pihak yang terlibat dalam peristiwa.

4. Teknik Menulis Berita

· Fact Organizing

Yaitu pengorganisasian/pengumpulan fakta oleh wartawan yang akan menulis berita. Apakah itu hasil interview, kejadian langsung, atau menggunakan data-data tertulis.

· Lead Decission

Yaitu penentuan lead untuk teras berita. Ingat, gagal menentukan lead, bisa berarti gagal menulis berita.

· Word Selection

Yaitu pemilihan kata-kata cocok untuk mendukung penulisan berita, usahakan alur yang runtut, jangan melompat-lompat sehingga dapat mengganggu pemahaman pembaca.

· Start To Write

Ambil mesin ketik atau komputer, kertas, jika perlu referensi pendukung. Konsentrasilah dalam menulis sehingga tidak keliru.

Penulisan Pesan Pesan Persuasive

Menurut Burgon dan Huffner komunikasi persuasif :

· Proses komunikasi yang bertujuan mempengaruhi pemikiran dan pendapat orang lain agar

menyesuaikan pendapat dan keinginan komunikator.

· Proses komunikasi yang mengajak atau membujuk orang lain dengan tujuan mengubah sikap, keyakinan dan pendapat sesuai keinginan komunikator.

Persuasif bersumber dari istilah persuasio yang kata kerjanya adalah persuadere yang berarti membujuk, mengajak atau merayu. Persuasi dapat juga digunakan untuk mempengaruhi tindakan atau penilaian orang lain dengan cara berbicara atau menulis kepada mereka secara verbal maupun non verbal.

Persiasif dilakukan secara rasional dan secara emosional :

· Secara Rasional

Komponen kognitif pada diri seseorang dapat dipengaruhi. Aspek yang dipengaruhi berupa ide ataupun konsep.

Secara Emosional

Menyentuh aspek afeksi : yang berkaitan dengan kehidupan emosional seseorang. Melalui cara emosional, aspek simpayi dan empati seseorang dapat digugah.

Faktor-faktor yang mempengaruhi efektifitas komunikasi persuasif :

Kejelasan tujuan
Memikirkan secara cermat orang-orang yang dihadapi
Memilih strategi yang tepat

Komponen dalam komunikasi persuasif :

· Claim

Pernyataan tujuan persuasif baik yang tersurat(eksplisit) maupun tersirat(implisit). Misalnya : iklan yang menyatakan dengan lugas ajakannya untuk membeli suatu produk atau jasa tertentu. Secara implisit misalnya : iklan rokok yang tidsk pernah menyatakan terang-terangan untuk mengajak audience-nya merokok. Mereka akan mengidentikkan dengan suatu fenomena menarik dan mudah diingat.

· Warrant

Perintah yang dibungkus dengan ajakan atau bujukan sehingga terkesan tidak memaksa. Misalnya iklan yang diikuti dengan kata “ayo”, “mari” dan lain sebagainya.

Mengembangkan pesan-pesan persuasif :

Menetapkan Kredibilitas : Kredibilitas anda ditentukan oleh sejauh mana tingkat kepercayaan dan keandalan anda. Jika kredibilitas anda dihadapan audience diragukan, mereka akan cenderung skeptic dan tidak menerima begitu saja setiap apa yang anda sampaikan.
Kerangka Argumentasi : Ketika telah mengumpulkan berbagai fakta, bukti dan temuan lainnya. Anda telah siap untuk membuat kerangka argumentasi. Kebanyakan pesan-pesan persuasif mengikuti rencana organiasional AIDA ( Attention, Interest, Desire, dan action ).
Attention (perhatian) : pada fase ini anda harus dapat meyakinkan audiens segera dibagian permulaan bahwa anda mempunyai sesuatu yang berguna untuk disampaikan.
Interest (minat) : pada fase ini menjelaskan relevansi pesan-pesan dengan audiens. Kembangkan pernyataan yang telah disampaikan pada fase pertama dengan lebih rinci.
Desire (hasrat) : pada fase ini anda membuat audiens untuk mengubah keinginannya dengan menjelaskan bagaimana perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat yang lebih baik bagi audiens.
Action (tindakan) : pada fase ini anda menyarankan tindakan spesifik yang anda inginkan terhadap audiens anda.

Penyampaian Pesan Persuasif :

Internal Organisasi : menjual ide atau gagasan kepada orang lain (membujuk pimpinan menyediakan fasilitas IT), memberi saran agas SOP efisien, mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan tertentu.
Eksternal Organisasi : kegiatan untuk mendapatkan dana atau kerjasama ( FE Gunadarma melakukan kerjasama perusahaan untuk permagangan mahasiswa dalam rangka memperkenalkan mahasiswa dengan dunia bisnis dan memudahkan memperoleh pekerjaan).
Pendekatan Dasar Komunikasi Persuasif

Menurut Aristotle ada 3 pendekatan dasar dalam komunikasi yang mampu mempengaruhi orang lain, yaitu :

Logical Argument (logos) yaitu penyampaian ajakan dengan menggunakan argumentasi data-data yang ditemukan.
Psychological/emotinal argument (pathos) yaitu penyampaian ajakan menggunakan efek emosi positif maupun negatif. Misalnya iklan yang menyenangkan, lucu dan membuat kita berempati.
Argument based on credibility (ethos) yaitu ajakan atau arahan yang dituruti oleh komunikate/audiens karena komunikator mempunyai kredibilitas sebagai pakar dalam bidangnya. Contoh : kita menuruti nasehat medis dari dokter. Hal ini semata-mata karena kita mempercayai kepakaran seseorang dalam bidangnya.

Etika Komunikasi Persuasif

Adalah seperangkat aturan-aturan dalam mempraktekan komunikasi persuasif agar tidak menjadi propaganda. Dalam prakteknya saat komunikasi persuasif dilakukan maka komunikator tidak diperkenankan untuk :

1) Menggunakan data palsu.

2) Tidak diperkenankan secara sengaja menggunakan alasan yang meragukan atau tidak masuk akal (tidak logis).

3) Tidak diperkenankan menyatakan diri sebagai ahli pada subyek tertentu padahal bukan ahlinya. Tidak diperkenankan juga mengaku telah diberi informasi oleh ahlinya padahal tidak.

4) Tidak diperkenankan untuk mengajukan hal-hal yang tidak berkaitan untuk mengalihkan perhatian dari isu yang sedang menjadi perhatian.

5) Tidak diperkenankan untuk meminta kepada target sasaran(pembaca/pemirsa) untuk mengaitkan ide/proposal yang diajukan dengan nilai-nilai yang emosional, motif-motif tertentu, atau tujuan yang sebenarnya tidak ada kaitannya.

6) Tidak diperkenankan untuk menipu khalayak dengan menyembunyikan tujuan sebenarnya atau kepentingan pribadi/kelompok yang diwakilkan, atau menggunakan posisi pribadi sebagai penasehat saat memberikan sisi pandang tertentu.

7) Jangan menutup-nutupi, membelokkan, atau sengaja menafsirkan dengan salah angka, istilah, jangkauan, intensitas, atau konsekuensi logis yang mungkin diakibatkan dimasa depan.

8) Tidak diperkenankan untuk menggunakan pembelaan emosional yang tidak disertai bukti, latar belakang, atau alasan yang tidak dapat diterima apabila target penerima memiliki kesempatan dan waktu untuk menyelidiki subyek tersebut sendiri kemudian menemukan sesuatu yang lain/bertentangan.

9) Tidak diperkenankan untuk menyederhanakan sebuah situasi yang sebenarnya kompleks, sehingga terlihat sebagai hitam dan putih saja, hanya memiliki dua pilihan atau pandangan.

10)Tidak diperkenankan untuk mengaku sebuah kepastian sudah dibuat padahal situasinya masih sementara, dan derajat kemungkinan situasi masih dapat berubah sebenarnya lebih akurat.

11)Tidak diperkenankan menganjurkan sesuatu yang kita secara pribadi sebenarnya juga tidak percaya.

C. Korespondensi ( Surat Menyurat )

Sehelai kertas atau lebih yang di dalamnya tertulis suatu pesan, yang disajikan dalam format yang khas, yaitu format surat. Pesan tersebut dapat berisi pemberitahuan, penghiburan, pernyataan, permintaan, penawaran, penolakan, atau persetujuan.

Surat adalah salah satu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan suatu pesan dari seseorang, satu pihak, atau suatu organisasi/instansi kepada orang, pihak, atau organisasi/instansi lain.

Kemajuan teknologi telah memberikan berbagai alternatif sarana penyampaian pesan, seperti internet, telegram, faksimili, dan telepon.

Sebuah surat dinilai efektif apabila pesan yang ingin dikomunikasikan penulis sampai pada tujuannya, pembaca terhindar dari kesalahan menafsirkan.

Empat hal penting dalam berkomunikasi dengan surat:

Pengirim surat, yaitu orang atau lembaga yang menyampaikan pesan melalui surat
Penerima surat, yaitu orang atau lembaga sasaran yang dikirimi surat
Pesan, yaitu isi yang ingin disampaikan oleh pengirim
Saluran, yaitu surat itu sendiri yang memuat pesan yang diformulasikan dalam ragam tulis dan disajikan dalam format surat yang sesuai dengan keperluan.

Surat yang menyangkut kepentingan tugas atau dinas disebut surat dinas atau surat resmi. Surat resmi yang baik memiliki ciri-ciri berikut.

Menggunakan instrumen yang sesuai, yaitu ukuran, jenis, dan warna kertas, warna Memakai bentuk surat yang standar.
Menggunakan ragam bahasa Indonesia baku dengan penyampaian yang singkat, lugas, jelas, dan santun, serta menyajikan fakta yang benar bila diperlukan.
Menghindari kata-kata dan singkatan yang tidak umum.
Memperhatikan kerapian tinta, serta bentuk tulisan (terutama bila menggunakan mesin ketik atau computer dan kebersihan surat.

Jenis-jenis Surat

1. Menurut kepentingan dan pengirimannya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut.

a. Surat pribadi, yaitu surat yang dikirimkan seseorang kepada orang lain atau suatu organisasi/instansi. Kalau surat ditujukan kepada seseorang seperti kawan atau keluarga, bahasa yang dipakai relative lebih bebas.

b. Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminstrasi pemerintahan.

c. Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.

d. Surat sosial, yaitu surat resmi yang digunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nirlaba (nonprofit).

2. Menurut isinya, surat dapat dikelompokkan menjadi surat pemberitahuan, surat keputusan, surat perintah, surat permintaan, surat panggilan, surat peringatan, surat perjanjian, surat pengantar, surat penawaran, dan surat lamaran pekerjaan.

3. Menurut sifatnya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut.

a. Surat biasa, artinya surat dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju.

b. Surat konfidential (terbatas), maksudnya, isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja.

c. Surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang dituju.

4. Berdasarkan banyaknya sasaran, surat dikelompokkan menjadi surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.

5. Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya, surat terbagi atas surat biasa, surat kilat, dan surat kilat khusus.

6. Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas surat bersampul, kartu pos, warkat pos, telegram,faksimili, memo, dan nota.

7. Berdasarkan ruang lingkup sasarannya, surat terbagi atas surat intern dan ekstern.

Korespondensi bisnis

Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas manusia pada zaman modern ini. Didorong oleh tuntutan kebutuhan ekonomi dan sosialnya, manusia akan menjalin hubungan yang semakin luas dengan berbagai individu, baik yang berada disekitarnya maupun ditempat lain.

Falsafah dasar

Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Didalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut ‘surat’ masih memegang peranan yang penting disamping penggunaan sarana komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet dan lainnya. Jadi yang dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.

Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan, laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat langsung berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih dahulu.

Surat biasanya juga sering dijadikan sebagai bukti otentik tertulis ‘hitam diatas putih’. Oleh karena itu, kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut harus disusun secara efektif dan efisien serta disusun dengan baik dan teliti. Ketelitian dan kecermatan tersebut dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya.

Surat dapat mencerminkan ‘citra diri’ dari pengirimnya, menyadari hal tersebut perusahaan perlu bersikap selektif dalam memilih sekretaris yang akan menangani aktivitas korespondensi atau surat menyurat tersebut, Citra perusahaan dapat tercemar dan tercoreng apabila urusan korespondensi dalam kegiatan bisnisnya ditangani oleh sekretaris yang tidak menguasai teknik dan etika korespondensi. Surat sebagai suatu pesan yang tertuang dalam bentuk tertulis kadang kala akan dibaca berulang-ulang oleh penerimanya, oleh karena itu pengirim harus berusaha agar dapat memberikan kesan yang baik dalam benak si penerima surat tersebut.

Menulis ‘surat’ yang baik tidak menuntut keahlian khusus seperti seorang pengarang novel, puisi, cerpen atau karya sastra lainnya, karena pada dasarnya ‘surat’ bukanlah sebuah karya sastra. Meskipun demikian, menyususn surat yang baik tidaklah sesederhana yang sering dibayangkan orang, karena ada aturan dan kebiasaan tertentu yang secara umum berlaku dan harus dipenuhi oleh setiap penulis surat.

Fungsi Surat

Surat berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari suatu pihak kepada pihak yang lainnya, oleh karena itu isi surat juga dapat mencerminkan citra diri, kualitas serta wibawa dari pengirimnya. Dalam dunia ‘bisnis’ maupun ‘dinas’ instansi pemerintahan, dokumentasi surat sangatlah penting dilakukan, karena surat yang keluar/masuk dapat dijadikan sebagai :

1. Bukti otentik tertulis dan mempunyai kekuatan hukum yang sifatnya mengikat, misalnya : Surat Perjanjian, Kuitansi, Bukti tanda terima, Faktur, dan sebagainya.

2. Sebagai Referensi, dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu aktivitas tertentu. Misalnya : Kumpulan surat yang didokumentasikan dan diarsipkan dengan baik merupakan sumber data yang kelak akan diperlukan dalam kegiatan perencanaan maupun untuk menentukan sikap, menindaklanjuti suatu kegiatan/keputusan tertentu.

3. Jaminan Keamanan dan Kepemilikan, missal : Surat Jalan, Sertifikat dll.

4. Sarana Promosi (Iklan) bagi pihak pengirim, khususnya dalam banyak jenis surat-surat penawaran bisnis seperti brosur, leaflet, price list dan sebagainya.

5. Sarana efektif untuk mengatasi kendala waktu, jarak dan tenaga. Dll.

Surat yang Baik

Penulis surat dapat menyusun surat yang baik dan benar dalam aktifitas korespondensi bisnis apabila penulis surat tersebut mengetahui adanya beberapa syarat maupun ciri-ciri tertentu dari sebuah surat yang baik. Berikut ini beberapa syarat dan ciri-ciri dari surat yang baik tersebut:

a. Bentuk surat harus disesuaikan dengan isi, pesan dan tingkat urgensinya

b. Bahasa yang dipergunakan tidak boleh kasar atau menyinggung perasaan, dan tetap menjaga sopan santun.

c. Kalimat-kalimat dalam surat harus mematuhi kaidah-kaidah tata bahasa Indonesia yang benar (EYD). Oleh sebab itu pengetahuan mengenai tata bahasa yang baik dan benar mutlak dibutuhkan.

d. Isi Surat tidak perlu terlalu panjang dan bertele-tele, tetapi menggunakan bahasa yang efisien, efektif dan lugas namun harus tetap menjaga etika kesopanan sehingga menjadi lebih mudah dipahami dan berkesan mendalam.

Dalam penyusunan ‘surat’ yang sifatnya ‘dinas’ atau ‘resmi’ penulis surat juga perlu memperhatikan beberapa hal berikut ini :

a. Mempersiapkan dan merencanakan rancangan surat dengan baik (draft)

b. Menetapkan dan menguasai permasalahan yang akian diungkapkan

c. Menetapkan bahan rujukan : dokumen/arsip dan berbagai macam data pendukung yang diperlukan

Pentingnya Korespondensi Bisnis

Beberapa survey mengenai transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa sekitar 80% kegiatan komunikasi & Interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan melalui korespondensi (surat menyurat) terutama melalui sarana teleks, faxcimili dan terutama sekali lewat e-mail. Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui negosiasi tatap muka langsung ‘face to face negotiation’. Hal ini berarti bahwa korespondensi memegang peranan yang amat penting dalam perdagangan international pada umumnya.

Hasil negosiasi tatap muka ‘face to face negotiation’ pada akhirnya juga akan dirumuskan dan didokumentasikan dalam bentuk surat menyurat atau korespondensi. Karena hasil pertemuan tatap muka dari kedua belah pihak yang bernegosiasi akan dituangkan dalam bentuk catatan ‘notulen’ atau minutes. Notulen sebagai catatan tertulis tersebut biasanya akan diparaf (diberi initial) dari masing-masing pihak yang bernegosiasi, sebagai tanda kesepakatan sementara.

Apabila perundingan tersebut dilakukan dalam beberapa kali tatap muka dan berkesinambungan, maka semua catatan notulen dari setiap pertemuan tersebut akan dituangkan dalam suatu kesimpulan akhir yang disebut dengan “Persetujuan Prinsip” atau Memorandum Of Understanding yang dikenal dengan singkatan ‘MOU’. MOU tersebut selanjutnya akan ditandatangani bersama oleh kedua belah pihak yang membuat kesepakatan dalam suatu upacara sederhana yang disebut dengan ‘Assigment of MOU’.

Dengan demikian jelaslah bahwa kendatipun suatu transaksi dilakukan dengan cara tatap muka, pada akhirnya tetap akan dirumuskan dalam bentuk tertulis, atau dalam bentuk dokumen surat menyurat. Maka cara apapun yang dipakai dalam transaksi apakah melalui korespondensi atau negosiasi tatap muka, pada akhirnya korespondensi tetap akan memegang peranan yang terpenting, sebab tanpa adanya korespondensi baik melalui media surat biasa, teleks, faksimili, email, dll maka suatu transaksi perdagangan khususnya ekspor-impor rasanya mustahil dapat dilaksanakan.

Korespondensi dan Citra Baik (Favourable Image)

Pada prakteknya hampir sebagian besar relasi bisnis kita bisa jadi hanya mengenal perusahaan kita melalui surat-surat (brosur, leaflet, price list) yang telah kita kirimkan. Mereka tidak menganal kita secara pribadi atau personal. Oleh karena itu, desain bentuk dan isi surat mulai dari kop surat, isi surat dan bahasa yang digunakan akan menjadi cerminan awal dari eksistensi perusahaan kita.

Citra perusahaan pada tahap awal perkenalan mungkin sekilas hanya diwakili oleh bentuk sampul amplop ataupun kop suratnya, oleh karena itu desain amplop maupun kop surat perlu dibuat dengan desain yang anggun dan indah yang dapat memberikan informasi dasar mengenai perusahaan, terutama yang dapat menunjukkan sejauh mana integritas dan bonafiditas perusahaan

Korespondensi dan Reputasi (Good Reputation)

Apabila perusahaan kita telah mendapatkan pesanan pertama (first order = trial order) maka hal ini berarti kita mulai memasuki tahap yang amat penting dalam kehidupan usaha bisnis tersebut. Pesanan pertama merupakan ujian atas bonafiditas perusahaan, dan salah satu ukuran yang dapat dipakai adalah apakah perusahaan dapat memegang komitmen, khususnya tentang ‘tepat mutu dan tepat waktu’ sebagaimana yang disepakati dalam dokumen ‘MOU’.

Korespondensi dan Kepercayaan (Reliability)

Citra yang baik muncul dari penampilan lahir yang baik, sedangkan reputasi yang baik akan terlahir dari kemampuan perusahaan dalam memegang janji komitmen atau dalam menunjukkan kinerja yang baik. Apabila perusahaan dapat mencapai kedua sasaran diatas maka secara otomatis para pelanggan akan menaruh kepercayaan kepada perusahaan dalam aktifitas transaksi bisnisnya. Peranan korespondensi sangatlah penting untuk dapat menunjang mewujudkan tercapainya ketiga sasaran tersebut yaitu tercapainya : citra, reputasi dan kepercayaan dari mitra bisnis perusahaan.

Etika Korespondensi

Berdasarkan uraian diatas telah kita ketahui betapa pentingnya peranan korespondensi dalam menunjang aktifitas bisnis perusahaan, berikut ini adalah beberapa hal yang perlu dikemukakan berkaitan dengan ‘tata cara dan etika’ dalam korespondensi bisnis, antara lain:

1. Isi Surat

Tujuan dari setiap korespondensi adalah mengkomunikasikan atau menyampaikan pesan, amanat, berita maupun informasi dan data kepada relasi bisnis kita dengan baik dan benar serta dengan cara yang sopan. Pada dasarnya ‘isi surat’ yang baik harus memenuhi tiga syarat sebagai berikut :

a. Jelas, isi pesan dan berita yang disampaikan

b. Tepat (data & informasi), terlebih apabila menyangkut angka-angka.

c. Benar (tata bahasanya) serta singkat padat penyampaiannya.

2. Bahasa yang Baik dan Benar

Kata-kata, kalimat dan bahasa yang dipakai dalam korespondensi harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :

a. Jelas ejaannya, biasakan menggunakan kata-kata yang tepat untuk konteks kalimat tertentu, jika diperlukan anda dapat menggunakan kamus untuk mencari kata-kata yang tepat (terutama untuk korespondensi yang berbahasa Inggris)

b. Tidak menggunakan kata-kata yang mempunyai arti ganda dan bias menimbulkan kerancuan salah penafsiran yang membingungkan penerima surat.

c. Gunakan tata bahasa yang runtut dan tidak perlu menambahi dengan embel-embel dan basa-basi yang tidak diperlukan. Pada dasarnya gramatika bahasa Inggris hamper sama dengan bahasa Indonesia, karena itu jika kita dapat menyusun kalimat bahasa Indonesia yang baik dan benar, maka akan sangat mudah untuk dapat ditrabslate atau diterjemahkan kedalam bahasa Inggris dengan baik dan benar pula.

3. Tulis dan Ketik yang Rapi

Ingatlah selalu bahwa surat yang kita kirimkan akan mencerminkan citra diri dan kepribadian kita. Ketikan atau tulisan yang rapi akan memberikan kesan bahwa penulis surat itu atau orang yang menandatangani surat itu adalah seorang yang teliti, bersih, rapih dan efisien. Hindari penggunaan penghapus (tip-ex) atau correction pen, karena surat bisnis resmi harus bias menampilkan ketelitian dan keprofesionalan pengirimnya.

4. Perhatikan Tata Letak Surat

Susunan isi surat dan lay outnya pada umumnya dapat dibagi-bagi dalam beberapa bagian sebagai berikut :

a. Ruang referensi,

b. ruang nama & alamat,

c. kalimat pembuka,

d. Isi surat,

e. kalimat penutup,

f. nama pengirim,

g. tanda tangan pengirim dan jabatan pengirim.

5. Membaca Kembali (Koreksi)

Sebelum anda mengirimkan atau menandatangani surat tertentu, terlebih dahulu luangkan waktu anda untuk membaca kembali surat tersebut, hal ini penting untuk menghindari kesalahan-kesalahan fatal yang seharusnya tidak perlu terjadi. Jika anda seorang manajer sebaiknya jangan 100% percayakan urusan korespondensi kepada sekretaris anda, telitilah sebelum surat tersebut anda tanda tangani, karena andalah yang menjadi penanggung jawab atas isi surat itu, Ingatlah isi surat tersebut kelak bisa dijadikan barang bukti di pengadilan apabila terjadi perselisihan dan sengketa bisnis dengan relasi anda, oleh karena itu baca lagi dan sekali lagi sebelum anda menandatanganinya.

6. Balas Segera

Usahakan membalas setiap surat yang masuk ‘segera’ setelah surat itu diterima. Apabila perlu surat yang masuk dibalas pada hari yang sama. Jangan tunda hingga esok apa yang bisa anda selesaikan hari ini. Mungkin sebagian besar pelanggan memutuskan membeli produk dari perusahaan anda bukan atas dasar pertimbangan harga atau mutu barang, namun lebih didasari oleh kecepatan pelayanan dan perhatian kita terhadap kepuasan kebutuhan pelanggan.

Segeralah berikan respon jawaban atas pesanan yang masuk, lazimnya jawaban sementara atas pesanan yang masuk meskipun hanya berupa pemberitahuan bahwa surat pesanan yang dikirim pelanggan sudah kita terima disebut Acknowlwdgement Receipt, selanjutnya paling lambat 7 hari kerja sejak surat pemesanan diterima kita sudah harus dapat memberikan jawaban & kepastian tentang bisa tidaknya pesanan tersebut dipenuhi.

Referensi :

http://www.komunikasipraktis.com/2013/11/teknik-menulis-berita.html

Nawangsari, Sri. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Gunadarma.

Yuliantri, R. A. Etika dan Komunikasi Wawancara. Retrieved May 26, 2016 from http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Rhoma%20Dwi%20Aria%20Yuliantri,%20S.Pd.,%20M.Pd./Etika%20dan%20Komunikasi%20Wawancara.pdf

Hais, Dama. EFEKTIVITAS KOMUNIKASI DAN NEGOSIASI DALAM BISNIS. retrieved May 26 2016 from repository.ung.ac.id/get/.../Efektivitas-Komunikasi-dan-Negosiasi-Dalam-Bisnis.pdf

http://www.esaunggul.ac.id/article/komunikasi-dalam-negosiasi-bisnis/

http://nurjanah.staff.unri.ac.id/files/2012/04/5.Pesan-Persuasif.pdf